Polityka prywatności i Plików Cookies

1. Informacje ogólne

1.1. Niniejsza polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników korzystających ze strony internetowej dostępnej pod adresem: scansystem.pl (zwanej dalej „Serwisem”).

1.2. Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem Serwisu jest ScanSystem.pl Ewa Szelatyńska z siedzibą w Warszawie 03-536 ul. Kołowa 2, NIP: 8760012303, REGON: 012893490 (zwany/a dalej „Administratorem”).

1.3. W razie pytań dotyczących przetwarzania danych, możesz skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: scansystem@scansystem.pl.

2. Zarządzanie zgodami na pliki cookies (Complianz)

2.1. Serwis używa wtyczki Privacy Suite for WordPress by Complianz do zbierania i rejestrowania zgód użytkowników opartych na przeglądarce i urządzeniu końcowym.

2.2. W celu realizacji tej usługi, Twój adres IP jest anonimizowany i przechowywany w bazie danych Serwisu.

2.3. Usługa ta nie przetwarza żadnych innych danych osobowych umożliwiających identyfikację ani nie udostępnia żadnych danych dostawcy oprogramowania zewnętrznego. W celu zdobycia więcej informacji zobacz oficjalny dokument Complianz Privacy Statement.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza Twoje dane osobowe w następujących celach:

3.1. Kontakt mailowy i obsługa zapytań: Dane przesłane przez Ciebie w bezpośredniej wiadomości e-mail (np. adres e-mail, imię, nazwisko, treść wiadomości) są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytanie. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3.2. Świadczenie usług i realizacja umów: Jeśli kontakt e-mailowy doprowadzi do podjęcia współpracy, Twoje dane będą przetwarzane w celu wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3.3. Wystawianie faktur i obowiązki księgowe: W przypadku realizacji odpłatnych usług, Twoje dane są przetwarzane w celu wystawienia faktury VAT oraz spełnienia innych obowiązków podatkowo-księgowych. Podstawą prawną jest ciążący na Administratorze obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

3.4. Analityka i statystyka: Dane dotyczące Twojej aktywności w Serwisie są przetwarzane w celu ulepszania funkcjonalności oraz struktury strony. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Okres przechowywania danych

Twoje dane osobowe będą przechowywane przez okres:

4.1. Kontakt mailowy: Do momentu zakończenia korespondencji związanej z zapytaniem lub wniesienia przez Ciebie sprzeciwu, chyba że dalsze przechowywanie jest konieczne w celu ewentualnej obrony przed roszczeniami.

4.2. Świadczenie usług i faktury: Przez okres realizacji umowy, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (standardowo 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

4.3. Analityka: Przez czas niezbędny do realizacji celów statystycznych, nie dłużej niż do momentu wyczyszczenia plików cookies w przeglądarce lub wniesienia sprzeciwu.

5. Odbiorcy danych

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom zewnętrznym, które wspierają działanie Serwisu i firmy na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych:

5.1. Dostawca usług hostingowych oraz poczty elektronicznej SeoHost sp. z o.o. (obsługa i utrzymanie serwerów oraz skrzynki e-mail).

5.2. Dostawca zewnętrznego serwisu fakturującego Faktura XL – w celu bezpiecznego wystawiania, procesowania i przechowywania faktur VAT oraz dokumentów księgowych.

5.4. Dostawcy narzędzi analitycznych (np. Google Analytics) – o ile ciasteczka analityczne zostały zaakceptowane przez Ciebie w panelu zarządzania cookies.

6. Prawa użytkownika

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora przysługują Ci następujące prawa:

6.1. Prawo dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopi.

6.2. Prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych.

6.3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”).

6.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych.

6.5. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie Administratora.

6.6. Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeśli uznasz, że proces przetwarzania danych narusza przepisy RODO.

7. Pliki Cookies (Ciasteczka)

7.1. Serwis korzysta z plików cookies, czyli niewielkich informacji tekstowych zapisywanych na Twoim urządzeniu końcowym (komputerze, tablecie, smartfonie).

7.2. Pliki cookies stosowane są w celu zapewnienia prawidłowego działania elementów strony, dostosowania jej zawartości do preferencji użytkownika oraz w celach analitycznych. W celach statystycznych Serwis może wykorzystywać skrypty Google Analytics.

7.3. Za pomocą panelu zarządzania plikami cookies dostarczanego przez wtyczkę Complianz, możesz w każdej chwili samodzielnie zmienić swoje preferencje, zablokować wybrane skrypty śledzące lub wycofać udzielone wcześniej zgody.

8. Zmiany w polityce prywatności

8.1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce prywatności. Wszelkie aktualizacje będą publikowane bezpośrednio na tej podstronie wraz z oznaczeniem daty modyfikacji.

Ostatnia aktualizacja: 17/05/2026